Mae’r Gwasanaeth Ffeilio Meddalwedd cyfredol yn caniatáu cwmnïau allanol i ddatblygu pecynnau meddalwedd, gan alluogi naill ai i’w gweithwyr eu hunain neu gwsmeriaid eu cwmni i reoli’r cyflwyniad o amrywiaeth o ffurflenni sydd eu hangen dan Dŷ’r Cwmnïau.

Sut mae Software Filing yn gweithio?

Mae’r gwasanaeth Software Filing yn gweithredu drwy drawsyrru dogfennau i Dŷ’r Cwmnïau  drwy’r post electronig (e-bost). Rhaid i’r dogfennau hyn gydymffurfio â’r fframwaith a gafodd ei gymeradwyo gan y Cofrestrydd ar gyfer cyflwyno electronig, fel y nodir ym Manyleb y Fanyleb Rhyngwyneb Technegol Software Filing. Mae Manyleb Rhyngwyneb Technegol sy’n cynnig gwybodaeth fanwl i ddatblygwyr meddalwedd ar gael drwy ffonio Gofal Cwsmeriaid ar 02920 380336 neu e-bostio mconnors@companieshouse.gov.uk

Pa ddogfennau alla i'w ffeilio’n electronig?

Ar gyfer cwmnïau wedi’u cofrestru yng Nghymru, Lloegr a’r Alban, mae’r gwasanaeth Software Filing yn cefnogi cyflwyniad electronig:

• Newid Cyfeiriad Swyddfa Gofrestredig (Ffurflen 287)
• Penodi Cyfarwyddwr/Ysgrifennydd (Ffurflen 288a)
• Ymddiswyddiad Cyfarwyddwr/Ysgrifennydd (Ffurflen 288b)
• Newid Manylion Cyfarwyddwr/Ysgrifennydd (Ffurflen 288c)
• Ffurflen Flynyddol (Ffurflen 363a)
• Corfforiadau Newydd (Ffurflenni 10, 12 a Memorandwn ac Erthyglau) o Fedi 2001
• Clustnodi Cyfrannau (nid trafodion di-arian-parod (ffurflen 88(2))
• Cynyddu Cyfalaf Nominal (gyda Phenderfyniad (Ffurflen 123))
• Lleoliad y Gofrestr Ddyledebwyr (Ffurflen 190)
• Lleoliad y Gofrestr  Ddyledebwyr ar ffurf heb fod yn ddarllenadwy (Ffurflen 190a)
• Lleoliad y Gofrestr Aelodau (Ffurflen 353)
• Lleoliad y Gofrestr Aelodau heb fod yn ddarllenadwy (Ffurflen 353a)
• Cyfrifon Cryno wedi eu heithrio rhag archwilio ariannol
• Cyfrifon Cwmni Segur (DCA)

Arfaethwn gynyddu’r mathau o ffurflenni sydd wedi’u cefnogi gan y gwasanaeth yn ôl y galw, ac fe gaiff cyfres o ffurflenni ychwanegol ei gweithredu dros y misoedd/blynyddoedd sy’n dod. Byddwn yn cyfleu manylion diweddara’r datblygiadau hyn ichi’n gyson wrth iddynt godi.

Sut ydw i’n cofrestru fel Ffeilydd Electronig?

Os hoffech gofrestru, byddwch cystal â llenwi’r Cais am Gyfrif Credyd o dan y Gwasanaeth Ffeilio Ar-lein(yn Saesneg yn unig) a’i bostio i’r cyfeiriad sydd wedi’i nodi ar y ffurflen. Wrth dderbyn hwnnw, bydd Tŷ’r Cwmnïau yn creu cyfrif, yn neilltuo terfyn credyd ac yn anfon pecyn cychwyn yn cynnwys yr holl wybodaeth fydd angen arnoch i fwrw iddi.

Beth sydd angen arna i i ddechrau Software Filing?

I ffeilio’n electronig, bydd arnoch chi angen:

• Offer cyfrifiadurol addas fel y pennir gan eich cyflenwydd meddalwedd
• Cysylltiad â chyfleustra e-bost dros y Rhyngrwyd
• Meddalwedd gyfrifiadurol i fformadu a chyflwyno’r dogfennau electronig yn gywir.
• Cyfrif Credyd Software Filing

Mae llawer o gyflenwyr Pecynnau Meddalwedd i Ysgrifenyddion Cwmni a chyflenwyr Ffurflenni Electronig wedi diwygio, neu wrthi ar hyn a bryd yn diwygio, eu meddalwedd i greu’r fformatiau electronig sy’n ofynnol. Dylech gysylltu â’ch darparydd meddalwedd eich hun i holi a yw’r feddalwedd wedi’i chymeradwyo i’w defnyddio o dan y gwasanaeth Software Filing.

Cliciwch yma i weld y rhestr o gyflenwyr  meddalwedd ac asientaid ffurfio cydnaws 

Sut caiff ffioedd eu casglu?

Nid anfonir anfonebau yng nghyswllt dogfennau sydd heb gyfleu ffioedd. Bydd eich Darparydd Gwasanaeth Rhyngrwyd (ISP) dethol yn codi cost defnyddio’u gwasanaeth e-bost. Bydd anfonebau  misol yn eitemeiddio unrhyw ddogfennau a drawsyrrir i gyfleu ffioedd, gan fynnu taliad o fewn cyfnod penodedig.

Sut caiff dogfennau eu ‘Llofnodi’?

a) Y rheswm dros godau dilysu cwmni
I ddisodli’r llofnod ar ffurflenni papur a chydymffurfio â’r Ddeddf Cwmnïau, rhaid i bob dogfen sy’n dod i law drwy’r gwasanaeth Software Filing gael ei dilysu gan (neu r ran) y cwmni dan sylw. Cyn bod modd ffeilio dogfennau’n electronig dros gwmni, rhaid i’r cwmni hwnnw roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau’n ysgrifenedig am y côd y bydd yn ei ddefnyddio i ddilysu dogfennau, ynghyd â manylion pwy fydd yn gyfrifol am eu cyflwyno. Mae’n RHAID i bob dogfen sy’n cael ei ffeilio’n electronig ddangos y côd dilysu cwmni perthnasol neu fe gaiff ei gwrthod.

b) A all mwy nag un cwmni fod â’r un côd?
Gall. Caiff grwpiau o gwmnïau ddewis bod â’r un côd dilysu. Ond er mwyn cydymffurfio â’r Ddeddf Cwmnïau, rhaid i’r côd gael ei gyflwyno’n wreiddiol yn ysgrifenedig i Dŷ’r Cwmnïau  gan y cwmni dan sylw, wedi’i llofnodi gan un o’r swyddogion sy’n gwasanaethu’r cwmni. Gellir gwneud hyn gan gyflwynwyr a fydd wedi casglu’r wybodaeth o blith y cwmnïau dan sylw, drwy anfon y ffurflen ymgeisio wreiddiol i Dŷ’r Cwmnïau . Os felly mae’n rhaid i gwmnïau gadarnhau eu bod wedi awdurdodi’r cyflwynydd arbennig i gyflwyno gwybodaeth are u rhan.

c) Oes modd newid codau?
Oes. Caiff cwmnïau roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am gôd newydd dydd i’w ddefnyddio o ddyddiad arbennig ymlaen. Ar ôl y dyddiad hwn, bydd raid i ddogfennau ddefnyddio’r côd newydd. MaeTŷ’r Cwmnïau yn cadw’r hawl hefyd i fynnu gan gwmni newid ei gôd.

d) Sut caiff codau eu neilltuo i gwmnïau newydd?
Os corfforir ar bapur, gellir neilltuo codau i gwmnïau newydd eu corffori fel y disgrifiwyd yn barod. Fel arall, cewch ofyn i gôd penodol gael ei neilltuo ar gyfer pob cwmni sydd wedi’i gorffori gennych chi. Dylech roi gwybod yn ysgrifenedig i Dŷ’r Cwmnïau os dymunwch fanteisio ar yr opsiwn hwn.

Os corfforir yn electronig, yna mae cyfleustra’n bodoli ar gyfer pennu côd dilysu cwmni ar y cyd â manylion corffori.
  
Sut mae cyfarwyddwyr newydd yn ‘Cydsynio i Weithredu’?

Wrth eu penodi, o dan y Ddeddf Cwmnïau, mae’n rhaid i gyfarwyddwyr lofnodi i gadarnhau eu ‘cydsyniad i weithredu’. I roi darpariaeth electronig sy’n cyfateb i’r llofnod hwn, rhaid i ddogfennau penodiad electronig ddangos tair eitem o wybodaeth bersonol yng nghyswllt y sawl sy’n cael ei benodi, a all gynnwys:

• Lle geni
• Rhif teleffon
• Rhif Yswiriant Gwladol
• Rhif pasbort
• Enw morwynol y fam
• Lliw llygaid
• Enw blaen cynta’r tad.

Yn achos corfforiadau a gaiff eu ffeilio’n electronig, rhaid bodloni’r angen am fanylion dilysu personol drwy ddarparu tair eitem o wybodaeth bersonol o blith saith, yn unol â’r drefn a ddilynir ar hyn o bryd i ddilysu manylion personol cyfarwyddwyr ar ffurflen 288a, neu drwy ddarparu côd dilysu 6-digid personol wedi’i drefnu ymlaen llaw.

I ddechrau, er mwyn cael defnyddio Côd Dilysu Personol, rhaid rhoi gwybod yn ysgrifenedig am y canlynol i Dŷ’r Cwmnïau ar lythyr pennawd y cwmni.

1. Côd chew digid.

2. Y manylion canlynol ar gyfer yr unigolyn/y cwmni dan sylw:

1. Cyfenw
2. Enw blaen (gorfodol mewn achosion anghorfforaethol yn unig)
3. Cyfeiriad
4. Dyddiad geni (gorfodol i gyfarwyddwyr anghorfforaethol yn unig)
5. Cenedligrwydd (gorfodol i gyfarwyddwyr anghorfforaethol yn unig)
6. Galwedigaeth (gorfodol i gyfarwyddwyr anghorfforaethol yn unig)
7. Dynodiad (datganydd/ datganydd Adran 30 yn unig)
8. Gwybodaeth ddewisol a ddylai hefyd gael ei hychwanegu os bydd yn briodol
9. Cyfenw a/neu enw blaen blaenorol
10. Teitl
11. Anrhydeddau

Dylid anfon y llythyr yn cyfleu’r manylion hyn i:

Tîm Datblygu Software Filing
Ystafell 1.11
Tŷ’r Cwmnïau
Ffordd y Goron
Caerdydd
CF14 3UZ

Pa mor hir mae’n ei gymryd i gofrestru dogfennau?

Arfaethwn brosesu 95% o gorfforiadau a 90% o Ddogfennau Cyffredinol a gaiff eu ffeilio’n electronig o fewn 24awr iddynt ddod i law (mor bell â’u derbyn neu eu gwrthod). At hynny, arfaethwn brosesu pob Corfforiad yr un Diwrnod ar y dydd y bydd yn dod i law, ar yr amod bod y cais yn cyrraedd erbyn 3pm. Cydnabyddir pob dogfen electronig drwy neges derbyn neu wrthod a gaiff ei hanfon drwy e-bost at y cyflwynydd.

Beth os caiff fy nogfennau eu gwrthod?

Ar gyfer dogfennau wedi’u gwrthod, bydd y gydnabyddiaeth yn cynnwys y rheswm/rhesymau dros wrthod ynghyd â rhif teleffon Adran Archwilio Dogfennau Tŷ’r Cwmnïau ichi ei alw os bydd gennych unrhyw gwestiynau am y rheswm/rhesymau.

Dylai dogfennau gwrthodedig gael eu cywiro a’u hailgyflwyno o fewn y cyfnod statudol a osodir. Gellir eu hailgyflwyno’n electronig neu ar bapur.

Beth os ca i broblemau?

Dylid rhoi gwybod i Ganolfan Cysylltu Tŷ’r Cwmnïau am anhawster i fanteisio ar wasanaeth Tŷ’r Cwmnïau ar gyfer Software Filing drwy e-bostio: enquiries@companies-house.gov.uk neu drwy ffonio 0870 33 33 636, gan nodi’n glir eich body n ddefnyddydd cofrestredig o dan y gwasanaeth Software Filing. Dylid rhoi gwybod i gyflenwydd y feddalwedd am anhawster i ddefnyddio’r feddalwedd a arferir i fformadu ac anfon dogfennau electronig. Ond os oes problemau gyda’r data a gyflenwir, fe roir rhif priodol i gysylltu â Thŷ’r Cwmnïau.

Ydy archebu dogfennau o bwys?

Nac ydy. Ond yn ddelfrydol dylai dogfennau cysylltiedig gael eu cyflenwi o dan yr un trawsyriad electronig (h.y. neges e-bost)

Pryd galla i ffeilio’n electronig?

Bydd y gwasanaeth Software Filing ar gael fel arfer 24 awr y dydd, er y gall fod adegau pan gaiff y gwasanaeth ei dynnu’n ôl dros dro i ganiatáu gweithgareddau hwsmona a chynnal a chadw.

At ddibenion statudol, fe gaiff yr amser pan dderbynnir y ddogfen gan y cyfleustra e-bost ‘Allrwyd’ ei ystyried yn ddyddiad derbyn. Ond ni fydd dogfennau sy’n dod i law drwy’r dull electronig y tu allan o oriau 07.30 i 18.30 dydd Llun i ddydd Gwener yn cael eu prosesu gan Dŷ’r Cwmnïau tan y diwrnod gwaith dilynol.

Alla i ffeilio ar bapur ac yn electronig?

Os dymunwch, gallwch ddewis ffeilio dogfennau drwy’r dulliau electronig a thraddodiadol. Yr unig gyfyngiad yw na chewch ffeilio’r un ddogfen yn electronig ac ar bapur.