Amdanon Ni

Ein prif swyddogaethau Ac Hanes

Bwrdd a Rheolwyr Tŷ'r Cwmnïau

Cyflenwi Tŷ'r Cwmnïau

Cyfathrebu yn Gymraeg

Paratowyd Y Cynllun Hwn Yn Unol Ag Adran 21(3) Deddf Yr Iaith Gymraeg A Chafodd Gymeradwyaeth Lawn Bwrdd Yr Iaith Gymraeg Ar 4 Mawrth 1999.

Mae Tŷ'r Cwmnïau Wedi Mabwysiadu'r Egwyddor, Wrth Gynnal Busnes Cyhoeddus A Gweinyddu Cyfiawnder Yng Nghymru, Y Bydd Yn Trin Y Gymraeg A'r Saesneg Ar Y Sail Eu Bod Yn Gyfartal. Mae'r Cynllun Hwn Yn Nodi Sut Y Bydd Tŷ'r Cwmnïau'n Gweithredu'r Egwyddor Honno Wrth Ddarparu Gwasanaethau I'r Cyhoedd Yng Nghymru.

1. Cyflwyniad

1.1 Mae Tŷ'r Cwmnïau'n Asiantaeth Weithredol o dan yr Adran Masnach a Diwydiant ac iddo statws Cronfa Fasnachu.

1.2 Ei weithgareddau creiddiol yw:

corffori a diddymu cwmnïau,
derbyn a chofrestru gwybodaeth statudol y mae'n ofynnol i gwmnïau ei chyflwyno i'r Cofrestrydd,
trefnu i'r wybodaeth statudol honno fod ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd.

1.3 Lleolir y Pencadlys yng Nghaerdydd, gyda Cannolfan Wybodaeth yn Llundain lle gellir manteisio ar ei wasanaethau. Ceir swyddfa ar wahân yng Nghaeredin i ddelio â chwmnïau wedi eu corffori yn yr Alban. I gyd, mae Tŷ'r Cwmnïau, fel Asiantaeth, yn cyflogi tua 900 o staff (sefyllfa 31 Mawrth 1998), a'r mwyafrif o'r rheiny'n gweithio yng Nghaerdydd.

2. Cynllunio a Chyflenwi Gwasanaeth

2.1 Wrth eu llunio, bydd Tŷ'r Cwmnïau'n asesu'r effaith a gaiff unrhyw bolisïau a mentrau newydd ar y defnydd o'r Gymraeg.

2.2 Bydd polisïau a mentrau newydd yn hwyluso defnyddio'r Gymraeg gan y sawl sydd am wneud ac yn symud y sefydliad yn nes at weithredu'r egwyddor o gydraddoldeb wrth ymdrin â'r iaith.

2.3 Bydd polisïau a mentrau newydd yn gyson â gofynion y Cynllun hwn a chymhwysir y Cynllun at bob polisi a menter newydd lle bynnag y bo hynny'n berthnasol.

2.4 Bydd Tŷ'r Cwmnïau'n ymgynghori â Bwrdd yr Iaith Gymraeg ynglyn ag unrhyw gynigion a fydd yn effeithio ar y Cynllun, neu a fydd yn effeithio ar Gynllun unrhyw gorff arall.

2.5 Ystyrir amodau'r Cynllun hwn wrth bennu unrhyw ffurflenni statudol newydd, newid systemau cyfrifiadur neu gyflwyno unrhyw newidiadau gweithredol eraill. Pan eir ati i weithredu unrhyw newidiadau o'r fath, rhoir ystyriaeth lawn i sut y gellid gwella ymhellach ar lefel y gwasanaeth i gwsmeriaid Cymraeg.

2.6 Ymgynghorir â Bwrdd yr Iaith Gymraeg fel a fo'n briodol ynglyn ag unrhyw gynigion i newid y Cynllun, ac ni newidir mo'r Cynllun heb eu cydsyniad.

2.7 Bydd Tŷ'r Cwmnïau'n sicrhau bod staff sy'n cyfrannu at lunio polisi yn gwbl ymwybodol o'r Cynllun hwn a'n cyfrifoldebau o dan Ddeddf yr Iaith Gymraeg 1993.

2.8 Bydd y swyddog sy'n gyfrifol am gadw golwg ar weithrediad y Cynllun yn sicrhau, trwy roi cyfarwyddyd priodol a threfnu monitro addas, fod yr ymrwymiadau hyn yn cael eu bodloni. Bydd hyn yn cynnwys ystyried pob polisi a menter newydd yng ngoleuni'r Cynllun a gwneud yn siwr eu bod yn ei gymryd i ystyriaeth, a gofalu bod staff yn ymwybodol o oblygiadau'r Cynllun.

3. Cyflenwi Gwasanaeth

3.1 Drwy gymhwyso amodau'r Cynllun hwn, bydd Tŷ'r Cwmnïau'n sicrhau bod cwsmeriaid sy'n dewis cynnal eu busnes â ni drwy gyfrwng y Gymraeg yn cael gwneud felly. Sicrhawn hyn drwy:

Ddelio'n brydlon â phob gohebiaeth a dderbynnir yn Gymraeg, gan anfon ateb Cymraeg lle bo angen;
Sefydlu rhwydwaith o aelodau staff sy'n siarad Cymraeg er mwyn gwneud yn siwr fod modd i ni ddelio â galwyr teleffon ac ymwelwyr sydd am ddelio â ni yn Gymraeg;
Darparu rhestr o rifau teleffon mewn nodiadau canllaw a deunydd hybu priodol arall fel y gall cwsmeriaid Cymraeg drafod pynciau penodol yn uniongyrchol ag aelod o'r staff sy'n siarad yr iaith;
Darparu nodiadau canllaw, ffurflenni a chyhoeddiadau allweddol eraill ar ffurf ddwyieithog, yn ddibynnol mewn rhai enghreifftiau ar alw digonol ymhlith cwsmeriaid Cymraeg. Mae meini prawf ar gyfer darparu deunydd dwyieithog wedi eu pennu o fewn adrannau penodol y Cynllun;
Mabwysiadu mentrau gwasanaeth a mentrau system eraill a fydd yn hwyluso defnyddio'r iaith Gymraeg wrth ddelio â Thy'r Cwmnïau;
Adnabod y cwmnïau hynny sydd am gynnal eu busnes â ni yn Gymraeg.

3.2 Bydd Tŷ'r Cwmnïau hefyd yn tynnu sylw cwsmeriaid at y ffaith ei fod yn cynnig gwasanaeth Cymraeg i rai sy'n siarad yr iaith. Bydd hyn yn cynnwys:

Rhoi cyhoeddusrwydd i'r ffaith honno yn ein nodiadau canllaw a'n cylchgrawn i gwsmeriaid "The Register";
Rhoi gwybod i aelodau'n grŵpiau Defnyddwyr.

4. Safonau Ansawdd

4.1 Bydd Tŷ'r Cwmnïau'n sefydlu Pwyllgor Iaith Gymraeg i gadw golwg ar weithrediad y Cynllun a monitro'i berfformiad. Bydd ansawdd y gwasanaethau a roir i gwsmeriaid Cymraeg yn cydymffurfio ag ymrwymiadau presennol o dan Siarter y Dinesydd yn ogystal â phob un o dargedau Tŷ'r Cwmnïau. Bydd datganiad i'r perwyl hwn yn ymddangos mewn dogfennau perthnasol megis yr adroddiad blynyddol, y Ddogfen Nod Siarter.

4.2 Sicrheir bod staff yn ymwybodol o'r Cynllun a darperir copïau iddynt.

5. Delio Â Gohebiaeth

5.1 Mae Tŷ'r Cwmnïau'n cynnig gwasanaeth i ddelio â gohebiaeth Gymraeg a bydd:

Yn achos gohebiaeth unigol, yn ateb yn brydlon yn Gymraeg os oes angen ateb;
Yn cwrdd â'i holl dargedau gohebu arferol o ran delio â llythyrau cwsmeriaid;
Yn gohebu yn Gymraeg yn sgil unrhyw gyfathrebu yn Gymraeg wyneb yn wyneb neu dros y teleffon;
Yn anfon ateb dros dro yn Gymraeg lle bo'n debygol y bydd unrhyw oedi cyn ateb yn llawn;
Yn anfon llythyrau safonol, gan gynnwys llythyrau atgoffa ynglyn â dynesiad dyddiadau ffeilio gwybodaeth, llythyrau'n rhoi gwybod i gwmni am ddiffyg yn eu trefn ffeilio, a llythyrau'n rhoi gwybod i gwmnïau am osod cosb ffeilio hwyr, ar ddiwyg dwyieithog i'r cwmnïau hynny sydd wedi mynegi dymuniad am gynnal eu busnes â ni yn Gymraeg. (Â llaw y dilynir y drefn hon ar hyn o bryd, ond caiff ei gwella cyn gynted ag y gwneir y newidiadau angenrheidiol i'n systemau cyfrifiadur a'n cronfa ddata - am fanylion, gweler yr adran Amserlen);
Yn cynhyrchu fersiynau dwyieithog o'i nodiadau canllaw allweddol a'i negeseuon eraill ar gyfer y cwsmeriaid hynny sydd wedi dweud ei bod yn well ganddynt ddelio â ni'n ddwyieithog.

5.2 Er mwyn gwireddu'r ymrwymiad hwn, bydd Tŷ'r Cwmnïau:

Yn rhoi cyfarwyddyd i staff ynglyn â thrin gohebiaeth a dderbynnir yn Gymraeg;
Yn llunio cytundeb lefel-gwasanaeth â gwasanaeth cyfieithu i sicrhau amserlen foddhaol ar gyfer gwaith cyfieithu a'i gwneud yn bosibl delio â gohebiaeth Gymraeg o fewn ein targedau arferol o ran gohebiaeth gyhoeddus;
Yn ystyried pa newidiadau y mae angen eu gwneud i'n systemau cyfrifiadur a'r drefn ar gyfer trin allbwn er mwyn awtomeiddio'r ffordd bresennol o gynhyrchu fersiynau dwyieithog o lythyrau safonol;
Yn ystyried pa gamau pellach y byddai angen eu cymryd i weithredu system ar gyfer anfon fersiynau dwyieithog o lythyrau safonol yn awtomatig i bob cwmni sydd â'i swyddfa gofrestredig yng Nghymru.

6. Cysylltiadau teleffon

6.1 Mae Tŷ'r Cwmnïau'n cynnig gwasanaeth i alwyr teleffon sydd am drafod eu busnes yn Gymraeg. Rhoir i'n cyfnewidwyr a'n holl staff lyfrau ffôn mewnol yn rhestru aelodau staff sy'n siarad Cymraeg, ynghyd â meysydd eu gwybodaeth arbenigol, fel y gall cwsmeriaid sydd am drafod eu busnes yn Gymraeg gael eu trosglwyddo iddynt yn ddi-oed.

6.2 Ni chynigiwn ateb pob galwad deleffon yn ddwyieithog, gan ein bod yn gorff cenedlaethol sydd wedi ei leoli yng Nghymru ac yn darparu gwasanaethau ledled Prydain Fawr ac nad yw'n briodol cyfarch pob cwsmer yn ddwyieithog. Ond i hwyluso'r gwasanaeth i gwsmeriaid Cymraeg, fe fyddwn:

Yn gosod rhif pwrpasol i gwsmeriaid Cymraeg ei ddefnyddio i gysylltu ag aelod staff sy'n siarad yr iaith;
Yn rhoi cyhoeddusrwydd i unrhyw rif pwrpasol o'r fath mewn nodiadau canllaw, ar y Gofrestr, ar benawdau llythyr dwyieithog ac mewn llyfrau ffôn.

6.3 Ymhob achos, unwaith i ni ddeall bod galwr wedi dewis trafod busnes â ni yn Gymraeg:

Trosglwyddir y galwr i aelod staff sy'n siarad Cymraeg, naill ai gan y cyfnewidydd neu gan yr aelod staff a fydd yn ateb yr alwad; Os nad oes aelod staff ar gael i siarad Cymraeg, rhoir cyfle i'r galwr gwblhau'r alwad yn Saesneg neu gael ei alw'n ôl gan aelod staff sy'n siarad Cymraeg cyn gynted ag y bydd un ar gael; Os yw'r ymholiad o natur gymhleth a thechnegol ac yn un lle byddai'n rhaid i ni geisio cyngor proffesiynol, gwahoddir y galwr i gyflwyno'r ymholiad yn ysgrifenedig. Wedyn, caiff ateb Cymraeg ysgrifenedig yn unol â'n trefn arferol ar gyfer trin gohebiaeth. Mae hyn yn cydymffurfio â'n harfer cyffredin o ran pob ymholiad cymhleth a thechnegol, ni waeth am iaith ei gyflwyno.

7. Ymwelwyr Â'r Swyddfa

7.1 Mae cyfleusterau archwilio cyhoeddus Tŷ'r Cwmnïau, lle gall aelodau'r cyhoedd ymchwilio i gofnodion cwmnïau, ar agor yn ystod oriau busnes arferol rhwng 9am a 5pm. Mae Tŷ'r Cwmnïau'n cynnig gwasanaeth i gwsmeriaid Cymraeg - rhai sydd am ddefnyddio'r cyfleustrau archwilio a chyfarwyddwyr neu gynrychiolwyr cwmnïau sydd am drafod eu busnes yn bersonol yn Gymraeg. Bydd Tŷ'r Cwmnïau:

Yn darparu aelod staff sy'n siarad Cymraeg i gynorthwyo cwsmeriaid Cymraeg sydd am ddefnyddio'r cyfleusterau archwilio;
Yn amserlennu cyfarfodydd â chwsmeriaid sy'n dymuno trafod eu busnes yn Gymraeg er mwyn gallu trefnu i aelod staff Cymraeg fod yn bresennol;
Yn darparu arwyddion dwyieithog yn nhiroedd y swyddfa, yn y maes parcio ac ym mannau cyhoeddus y swyddfa ei hun;
I hwyluso dewis iaith, yn hysbysu cwsmeriaid fod modd iddynt ddelio â ni yn Gymraeg drwy gynnwys yr wybodaeth hon mewn nodiadau canllaw a deunydd cyhoeddusrwydd arall.

8. Cysylltiadau eraill Â Thy'r CwmnÏau

8.1 Wrth i Dŷ'r Cwmnïau ddatblygu ei gysylltiadau technolegol â chwmnïau a chwsmeriaid, e.e. drwy ffeilio gwybodaeth mewn dulliau electronig, byddwn yn ystyried pa ddarpariaeth y gellir ei gwneud ar gyfer cwsmeriaid sydd am gynnal eu busnes â ni yn Gymraeg.

8.2 Byddwn yn cyflawni hyn drwy roi sylw priodol i amodau'r Cynllun hwn wrth ddatblygu systemau a dulliau cysylltu newydd ar gyfer ein cwsmeriaid.

8.3 Fel y daw rhagor o wybodaeth Tŷ'r Cwmnïau i fod ar gael i danysgrifwyr i wasanaeth rhwydwaith mewnol "CH Direct", fe ystyriwn a yw'n rhesymol ac yn gost-effeithiol i ddarparu cyfarwyddyd dwyieithog ar y sgriniau cyrchu arweiniol.

8.4 Wrth i Safle Gwe Tŷ'r Cwmnïau ddatblygu, byddwn yn cynnwys gwybodaeth ddwyieithog, megis nodiadau canllaw, ar y safle.

9. Cyhoeddiadau a Digwyddiadau

9.1 Mae Tŷ'r Cwmnïau'n darparu amrediad eang o nodiadau canllaw a fwriedir i helpu cwmnïau a'u swyddogion i gydymffurfio â'u rhwymedigaethau statudol, ac i roi cyhoeddusrwydd i'r gwasanaethau a gynigir gan Dŷ'r Cwmnïau. Yn fwyaf arbennig, cyhoeddwn nodyn canllaw dwyieithog penodol ar gyfer cwmnïau Cymreig, gan roi manylion gofynion sylfaenol y Deddfau Cwmnïau y mae'n rhaid i gwmnïau gydymffurfio â nhw, ynghyd â manylion y gwasanaethau Cymraeg sydd ar gael gan Dŷ'r Cwmnïau.

9.2 Mae rhai Nodiadau Canllaw allweddol eraill sy'n gyffredinol gymwys i bob cwmni (megis canllaw ar ofynion datgelu-gwybodaeth y Deddfau Cwmnïau) eisoes ar gael ar ddiwyg dwyieithog. Estynnir y diwyg hwn i Nodiadau Canllaw eraill o gymhwyster cyffredinol wrth eu hadolygu. Ar hyn o bryd, mae Tŷ'r Cwmnïau'n disgwyl cwblhau'r adolygiad hwn erbyn Rhagfyr 2000.

9.3 Ar wahân i Nodiadau Canllaw, mae Tŷ'r Cwmnïau hefyd yn cynhyrchu deunydd gwybodaeth gyffredinol arall ar gyfer cwmnïau a'r cyhoedd. Rhoir y flaenoriaeth i gynhyrchu deunydd sy'n gysylltiedig â safonau gwasanaeth, mynediad at y gwasanaeth a'r drefn gwyno ar ddiwyg dwyieithog yn ystod oes y Cynllun - hynny yw, tair blynedd. Ystyrir cyhoeddiadau eraill wrth eu datblygu neu eu hadolygu.

9.4 Bydd arolwg o gyhoeddiadau Tŷ'r Cwmnïau yn cymryd i ystyriaeth ffactorau fel crynoder, statws, dull dosbarthu neu oes yr eitem dan sylw ar ein silffoedd. Yn achos fersiynau dwyieithog o gyhoeddiadau o'r fath, fe'u darperir ar ddiwyg dwyieithog cefn-wrth-gefn, ac eithrio lle byddai fersiwn cyfun cefn-wrth-gefn yn drwsgl neu'n rhy swmpus - y pryd hwnnw, gallai fod yn briodol cynhyrchu fersiynau Cymraeg a Saesneg ar wahân.

9.5 I sicrhau eu cyhoeddi yr un pryd a bod pob cyhoeddiad dwyieithog ar gael yr un mor rhwydd, bydd Tŷ'r Cwmnïau'n mabwysiadu trefn gynllunio briodol gyda chyfieithwyr, cysodwyr, argraffwyr ac unrhyw asiantaethau allanol eraill sy'n chwarae rhan yn y cyhoeddi a'r dosbarthu.

9.6 Ni fydd cost y fersiynau dwyieithog o gyhoeddiadau'n uwch na chost y fersiwn Saesneg lle codir tâl amdanynt.

9.7 Nid yw Tŷ'r Cwmnïau'n cynnal nac yn galw cyfarfodydd cyhoeddus. Ond mae'n trefnu cyfres reolaidd o sioeau gwybodaeth ac arddangosfeydd teithiol a fwriedir i gynyddu ymwybyddiaeth o'r dyletswyddau statudol sydd ar gwmnïau ac i hybu'r gwasanaethau gwybodaeth a gynigiwn. Lle cynhelir sioeau neu arddangosfeydd teithiol o'r fath yng Nghymru, byddwn yn sicrhau:

Y trefnir i gopïau o bob cyhoeddiad a gwybodaeth ddwyieithog a gyhoeddir ar y pryd gan Dŷ'r Cwmnïau gael eu harddangos a bod ar gael i gwsmeriaid Cymraeg;
Bod aelod staff sy'n siarad Cymraeg ar gael mewn digwyddiadau o'r fath i ddelio â chwsmeriaid Cymraeg.

9.8 Ni threfnir i eitemau fel ein cylchgrawn i gwsmeriaid "The Register", ein Hadroddiad Blynyddol, ein Cynllun Busnes na'n Cynllun Datblygu fod ar gael yn ddwyieithog, gan fod y galw tebygol am fersiynau o'r fath yn isel ac na fyddai'n gost-effeithiol i'w cynhyrchu. Fodd bynnag, lle cyhoeddwn erthyglau neu wybodaeth yn "The Register" a fyddai o ddiddordeb arbennig i'n cwsmeriaid Cymraeg, gwnawn hynny ar ffurf ddwyieithog.

10. Cyflwyno gwybodaeth statudol i'r Cofrestrydd

10.1 Yn unol ag adran 30 o Ddeddf yr Iaith Gymraeg, caiff cwmnïau gorffori yn Gymraeg. Fel y cyfryw, gall cwmnïau y mae eu Memorandwm Cymdeithasiad yn dweud bod eu swyddfa gofrestredig i'w lleoli yng Nghymru, ddewis cyflwyno'r dogfennau canlynol yn Gymraeg yn unig. Bydd y Cofrestrydd yn comisiynu cyfieithiad i'r Saesneg i'w roi ar y cofnod cyhoeddus ochr yn ochr â'r gwreiddiol:

Memorandwm ac Erthyglau Cymdeithasiad;
Cyfrifon blynyddol;
Penderfyniadau arbennig;
Rhoi gwybod am ymddiswyddiad archwilwyr ariannol.

10.2 Yn achos corffori cwmni sydd i fod â'i swyddfa gofrestredig yng Nghymru ac sy'n cyflwyno'i Femorandwm a'i Erthyglau Cymdeithasiad yn Gymraeg, rhoir tystysgrif gorffori yn Gymraeg yn awtomatig. Wedyn, bydd cofnod cyhoeddus y cwmni'n dangos y dystysgrif Gymraeg ar y cyd â fersiwn Saesneg. Lle cyflwynir gwybodaeth yn Saesneg, yn yr iaith honno y bydd yn ymddangos ar y gofrestr.

10.3 Ar ben hyn, mae nifer o ffurflenni allweddol sy'n ofynnol o dan y Deddfau Cwmnïau i roi gwybod i'r Cofrestrydd am ddigwyddiadau arbennig, neu sy'n rhan o'r drefn adrodd blynyddol, ar gael ar ffurf ddwyieithog a gellir eu cyflwyno yn Gymraeg. Ar hyn o bryd, mae'r rhain yn cynnwys:

Rhoi gwybod am benodiad, ymddiswyddiad neu newid manylion cyfarwyddwyr ac ysgrifenyddion;
Rhoi gwybod am newid cyfeiriad swyddfa gofrestredig y cwmni;
Y ffurflen flynyddol - ciplun o fframwaith cyfalaf a rheolaeth y cwmni ar ddyddiad penodol bob blwyddyn.

Gyda'i gilydd, mae'r ffurflenni hyn ar eu pennau eu hunain yn cynrychioli 60% o'r holl ddogfennau a gyflwynir yn flynyddol i Dŷ'r Cwmnïau.

Wrth adolygu ffurflenni yn y dyfodol, byddwn yn ystyried a ddylid pennu ffurflenni ychwanegol ar ffurf ddwyieithog, gan ddibynnu ar faint o ddefnyddio sydd arnynt, a lle pennir fersiynau dwyieithog, a ddylem gynhyrchu cyfieithiad Cymraeg o'r rheoliadau sy'n dod â nhw i rym.

11. Y drefn orfodi

11.1 Rhaid i bob cwmni gyflwyno gwybodaeth statudol arbennig i'r Cofrestrydd bob blwyddyn. Y dogfennau allweddol dan sylw yw ffurflen flynyddol a chyfrifon blynyddol y cwmni, y gellir eu cyflwyno yn Gymraeg, a cheir darpariaeth o dan y Ddeddf Cwmnïau i swyddogion cwmnïau sy'n methu cydymffurfio â'u rhwymedigaethau statudol gael eu herlyn yn y Llys Ynadon. Yn achos swyddogion cwmni sydd â swyddfa gofrestredig yng Nghymru ac sydd am i unrhyw achos erlyn o'r fath gael ei gynnal yn Gymraeg, bydd Tŷ'r Cwmnïau'n gofalu:

Bod llythyrau atgoffa, llythyrau methu-cydymffurfio a llythyrau rhybuddio am erlyn wedi eu hanfon yn ddwyieithog at swyddogion y cwmni dan sylw;
Bod y wys i ymddangos yn y llys yn cael ei hanfon yn ddwyieithog;
Bod ei gyfraniad at weithrediadau'r llys yn cael ei wrando a'i gynnal yn Gymraeg.

12. WYNEB CYHOEDDUS Y SEFYDLIAD

12.1 Bydd Tŷ'r Cwmnïau'n mabwysiadu arddull a hunaniaeth gorfforaethol ddwyieithog wrth ddelio â'i gwsmeriaid Cymraeg neu gynhyrchu cyhoeddiadau ar eu cyfer.

13. Hunaniaeth Gorfforaethol

Bydd Tŷ'r Cwmnïau'n darparu penawdau llythyr, penawdau ffacs a slipiau cyfarch Cymraeg;
Bydd y rhain yn cynnwys fersiynau Cymraeg o enw'r corff, ei slogan corfforaethol, ei gyfeiriad a gwybodaeth safonol arall;
Cyfarwyddir staff i ddefnyddio penawdau llythyr wrth ohebu yn Gymraeg.

14. Arwyddion a gwybodaeth arall ar y safle

14.1 Bydd Tŷ'r Cwmnïau'n sicrhau:

Darparu arwyddion a rhybuddion dwyieithog o fewn tiroedd y swyddfa, y maes parcio a mannau cyhoeddus y swyddfa ei hun;
Bod pob arwydd a rhybudd dwyieithog o'r fath yn gyfartal o ran maint, ansawdd, eglurder ac amlygrwydd y Gymraeg a'r Saesneg;
Lle darperir arwyddion Cymraeg a Saesneg ar wahân, y byddant yn gyfartal o ran fformat, maint, ansawdd, eglurder ac amlygrwydd.

15. Hysbysiadau i'r Wasg

15.1 Lle bo hysbysiadau i'r Wasg i gael eu cynnwys mewn papurau newydd wedi eu lleoli yng Nghymru, bydd Tŷ'r Cwmnïau'n cyhoeddi hysbysiadau o'r fath ar ffurf ddwyieithog.

16. Hysbysebu a chyhoeddusrwydd, hysbysiadau swyddogol

16.1 Lle bydd Tŷ'r Cwmnïau'n gosod unrhyw hysbysebion, cyhoeddusrwydd neu hysbysiadau swyddogol mewn papurau newydd wedi eu lleoli yng Nghymru, bydd yn gwneud hynny ar ffurf ddwyieithog.

17. Gweithredu a Monitro'r Cynllun

17.1 Bydd Tŷ'r Cwmnïau'n ceisio sicrhau bod mannau gweithredol yn cael digon o siaradwyr Cymraeg a chanddynt y cymwysterau priodol, er mwyn medru darparu gwasanaeth llawn drwy gyfrwng y Gymraeg.

17.2 Bydd swyddi lle mae'r gallu i siarad Cymraeg yn ddymunol neu'n hanfodol yn cael eu pennu a'u dynodi fel y cyfryw wrth recriwtio i'r swyddi hynny. Gan ddibynnu ar lefel y medr sydd eisiau ar gyfer y swydd, gweithredir mesurau hyfforddi priodol, a llunnir disgrifiadau swydd yn unol â hynny.

17.3 Bydd y gwasanaethau rheoli, hyfforddi a phersonél yn gwneud yn siwr fod y rhaglen yn cael ei gweithredu a'i monitro. Lle bo nifer yr aelodau Cymraeg o'r staff yn disgyn islaw'r lefel sydd eisiau i fodloni rhwymedigaethau'r Cynllun hwn, bydd Tŷ'r Cwmnïau'n ceisio cynyddu'r nifer naill ai drwy:

Ystyried penodi rhagor o swyddogion Cymraeg i'r staff; neu drwy
Annog aelodau presennol o'r staff i ddysgu Cymraeg neu wella eu medrau fel y gallant gynnig lefel gwasanaeth sy'n gymesur â gofynion y Cynllun hwn.

17.4 Bydd Tŷ'r Cwmnïau hefyd yn ystyried p'un ai i gynnwys fel rhan o ddisgrifiad swyddi aelodau Cymraeg o'r staff gyfrifoldeb am ddelio â materion beunyddiol sy'n effeithio ar gwsmeriaid Cymraeg. Wrth ymdrin â materion o'r fath, câi'r person cyfrifol ei gefnogi gan rwydwaith presennol yr aelodau staff Cymraeg.

18. Dysgu Cymraeg

18.1 Bydd y Pwyllgor Cymraeg yn pennu blaenoriaethau o ran hyfforddiant Cymraeg, ac yn trefnu cyrsiau a chyfryngau hyfforddi priodol eraill i hwyluso defnyddio'r Gymraeg a sicrhau lefel gwasanaeth sy'n addas. Bydd hyfforddiant o'r fath yn arwain at gymhwyster NVQ lefel 3.

18.2 Bydd unrhyw aelodau staff di-Gymraeg sy'n mynegi dymuniad am ddysgu Cymraeg yn cael eu hannog i wneud felly, a bydd y cyfleusterau sydd ar gael yn cael eu tynnu i'w sylw yn yr un ffordd â'r cyfleusterau dysgu eraill a gynigir gan Dŷ'r Cwmnïau. Gwneir trefniadau priodol i ganiatáu iddynt ddilyn cyrsiau hyfforddi/addysgiadol addas sy'n arwain at gymhwyster NVQ lefel 3. Wrth asesu anghenion hyfforddiant staff o'r fath, rhoir ystyriaeth i:

Lefel y llithrigrwydd a'r gallu ieithyddol sydd eisiau ar gyfer y swydd;
Pa gyrsiau sydd addasaf i ddiwallu'r anghenion hyfforddi penodol;
Sut orau i fanteisio ar y medrau a enillir.

18.3 Bydd y cymorth a rydd Tŷ'r Cwmnïau'n cynnwys darparu:

Pecynnau Hunan-ddysgu (e.e. Linguaphone);
Cefnogaeth ariannol ar gyfer cyrsiau Addysg Bellach drwy dalu ffioedd cwrs, cost gwerslyfrau a chostau cysylltiedig eraill.

Mae'r darpariaethau hyn yn unol â'n polisi arferol o ran addysg bellach a chânt eu hymgorffori i'n Cynllun Hyfforddi.

18.4 Cynigir i aelodau staff presennol sy'n siarad Cymraeg gyrsiau gloywi a chyrsiau hyfforddi eraill sydd â'r nod o wella'u gwybodaeth am yr iaith a'u gallu i'w defnyddio er lles y sefydliad. Dylai hyfforddiant o'r fath wneud yn siwr fod aelodau Cymraeg o'r staff yn gallu:

Sgwrsio'n rhugl ag ymwelwyr, galwyr teleffon ac mewn cyfarfodydd;
Deall a chyfieithu gohebiaeth a dogfennau Cymraeg yn rhwydd, gan ei gwneud yn bosibl gweithredu'n ddi-oed;
Gwirio dogfennau a gohebiaeth a anfonir gan ei swyddfa ei hun, er mwyn gwneud yn siwr fod cyfieithwyr wedi cyfleu'r neges gywir.

18.5 Trefnir i ganllawiau fod ar gael i reolwyr, yn pennu o dan ba amgylchiadau y gellir caniatáu i staff gael amser rhydd yn ystod oriau gwaith i ddilyn cyrsiau hyfforddiant Cymraeg priodol. Bydd Pwyllgor Cymraeg Tŷ'r Cwmnïau yn ystyried ceisiadau am hyfforddiant o'r fath ac yn rhoi cyngor polisi i reolwyr ac i'r rhai sy'n gyfrifol am drefnu'r hyfforddiant.

19. Recriwtio

19.1 Bydd Tŷ'r Cwmnïau:

Yn croesawu ceisiadau gan Gymry Cymraeg i ymuno â gweithlu Tŷ'r Cwmnïau;
Os penodir rhywun di-Gymraeg i swydd lle mae'r gallu i siarad yr iaith yn hanfodol, yn ei gwneud yn un o amodau cyflogaeth y person hwnnw ei fod yn dysgu Cymraeg i'r safon angenrheidiol o fewn cyfnod rhesymol y cytunir arno ymlaen llaw, gyda chefnogaeth lawn Tŷ'r Cwmnïau.

20. Trefniadau Â Thrydydd PartÏon

20.1 Lle bo unrhyw wasanaethau a ddarperir gan Dŷ'r Cwmnïau yn cael eu contractio allan, bydd Tŷ'r Cwmnïau'n gwneud yn siwr fod y cytundebau neu'r trefniadau yn gyson ag amodau'r Cynllun. Sicrheir bod contractwyr sy'n gyfrifol am wasanaethau penodol yn ymwybodol o amodau'r Cynllun a'r rhwymedigaethau y mae'n eu gosod arnynt o ran darparu gwasanaethau Cymraeg. Er mwyn gweithredu'r Cynllun gyda golwg ar gontractwyr, bydd Tŷ'r Cwmnïau naill ai:

Yn gwneud yn siwr fod y contractwyr eu hunain yn cadw at ofynion y Cynllun ac yn cyflwyno systemau monitro priodol; ac
Yn darparu gwasanaethau ategu priodol ei hun er mwyn sicrhau bod y contractwyr yn cydymffurfio â'r Cynllun; neu
Yn derbyn y cyfrifoldeb ei hun am ddarparu gwasanaeth Cymraeg lle na fydd, am unrhyw reswm, yn briodol nac yn ymarferol i'r contractydd ddarparu gwasanaeth o'r fath.

20.2 Yn ychwanegol, bydd Tŷ'r Cwmnïau:

Yn darparu gweithdrefnau ysgrifenedig ar gyfer staff sy'n delio ag asiantau a chontractwyr;
Yn pennu'r gofynion, mewn dogfennau tendro, o ran defnyddio'r iaith Gymraeg wrth ddarparu gwasanaethau;
Yn monitro perfformiad asiantau a chontractwyr ac yn mynnu adroddiadau perfformiad rheolaidd ganddynt.

21. Monitro'r Cynllun

21.1 Bydd Tŷ'r Cwmnïau'n cyflwyno systemau addas ar gyfer monitro gweithrediad y Cynllun yn ogystal â'n perfformiad ein hun. Bydd yn bodloni'r ymrwymiad hwn drwy sicrhau:

Bod unrhyw bolisïau, systemau, dulliau gweithredu a chyhoeddiadau newydd yn gydnaws ag amodau'r Cynllun;
Bod gweithrediad a rhediad y Cynllun yn cael eu monitro'n rheolaidd i fynnu effeithiolrwydd o ran bodloni'r ymrwymiadau a luniwyd;
Bod yr amserau ymateb o ran delio â gohebiaeth Gymraeg yn cael eu monitro yn ôl y targedau, a bod aelodau Cymraeg o'r staff ar gael ar gyfer cyfarfodydd ac i ddelio ag ymwelwyr;
Bod ein delwedd gorfforaethol yn bodloni'r ymrwymiadau a luniwyd o dan y Cynllun hwn o ran gohebiaeth, cyhoeddiadau, ffurflenni, arwyddion, hysbysiadau a deunydd cyhoeddedig arall;
Bod gweithrediad y mesurau staffio a hyfforddi a nodir o dan y Cynllun yn cael eu monitro ar sail gyfundrefnus a pharhaol;
Y cynhelir arolygon cyfnodol ymhlith cwsmeriaid Cymraeg ynglyn ag amrediad ac ansawdd y gwasanaethau a ddarperir gan Dŷ'r Cwmnïau;
Bod trefn rwydd i gwsmeriaid Cymraeg wneud awgrymiadau ar gyfer gwella'r gwasanaeth a roir;
Bod asiantau a chontractwyr sy'n darparu gwasanaethau ar ran Tŷ'r Cwmnïau yn ymwybodol o'r Cynllun a'i ofynion ac y cymerir camau priodol i gydymffurfio â'r Cynllun;
Bod y cynnydd a wneir yn ôl amserlen y Cynllun yn cael ei fonitro;
Bod amlder a natur unrhyw gwynion ynglyn â'r gwasanaeth Cymraeg yn cael eu monitro.

21.2 Y Prif Weithredydd a'r Cofrestrydd Cwmnïau fydd yn gyfrifol am fonitro ac adolygu'r Cynllun. Rhoir cyhoeddusrwydd i'r wybodaeth hon ymhlith ein holl staff, asiantau, contractwyr a'r cyhoedd.

21.3 Bydd Tŷ'r Cwmnïau'n mabwysiadu trefn gwynion effeithiol i ddelio ag unrhyw gwyn ynghylch gweithredu'r Cynllun. Y man cyswllt cychwynnol fydd y swyddog sy'n gyfrifol am weithrediad beunyddiol y Cynllun, gyda hawl apelio at y Prif Weithredydd os na all y person hwnnw fodloni'r cwyn. Yn y pen draw, gellir atgyfeirio'r cwyn i sylw Dyfarnydd Cwynion Annibynnol Tŷ'r Cwmnïau neu Aelod Seneddol yr etholydd unwaith y chwiliwyd pob dull a modd arall heb ddatrys y cwyn. Bydd modd hefyd i gwynwyr atgyfeirio cwynion i sylw Bwrdd yr Iaith Gymraeg. Mae copi o drefn gwynion safonol Tŷ'r Cwmnïau, a ddilynir gan y drefn hon hithau, ar gael drwy wneud cais.

21.4 Bydd Tŷ'r Cwmnïau'n cyflwyno adroddiad blynyddol i Fwrdd yr Iaith Gymraeg, gan ddisgrifio'r cynnydd a wnaed yn ôl y targedau, ynghyd â gweithrediad y Cynllun a natur a nifer unrhyw gwynion a ddaeth i law ynglyn â'r ffordd y gweithredir y Cynllun. Paratoir yr adroddiad ar fformat y cytunir arno rhwng Bwrdd yr Iaith a Thy'r Cwmnïau.

22. Targedau

22.1 Bydd Tŷ'r Cwmnïau'n monitro gweithrediad y Cynllun o ran y targedau canlynol:

Rhoi ateb i ohebiaeth Gymraeg o fewn yr un nod amser ag ar gyfer pob cwsmer arall
Rhyddhau cyhoeddiadau dwyieithog a rhai Cymraeg/Saesneg ar wahân yr un pryd;
Trefnu i aelodau staff Cymraeg fod ar gael ar gyfer cyfarfodydd â chwsmeriaid sydd am gynnal eu busnes yn Gymraeg.

23. Hwyluso'r Cynllun

23.1 Er mwyn sicrhau effeithiolrwydd, rhediad llyfn a gweithrediad priodol y Cynllun, bydd Tŷ'r Cwmnïau'n gwneud yn siwr:

Fod yr ymrwymiadau a'r trefniadau a nodir o dan y Cynllun wedi cael sêl bendith Prif Weithredydd Tŷ'r Cwmnïau a phawb arall sy'n gyfrifol am weithredu gofynion y Cynllun;
Y bydd un o'r uwch-swyddogion (y Cyfarwyddwr Polisi a Chynllunio) yn gyfrifol am gydgysylltu a hwyluso'r Cynllun, gan wneud rheolwyr adran unigol yn gyfrifol am weithredu'r darnau hynny o'r Cynllun sy'n gymwys iddynt hwythau'n uniongyrchol;
Bod staff Tŷ'r Cwmnïau yn ymwybodol o ofynion y Cynllun a sut mae'n effeithio ar y sefydliad, ac y rhoir iddynt gyfarwyddyd a nodiadau canllaw priodol;
Y trefnir i gopïau o'r Cynllun fod ar gael i staff;
Bod unrhyw systemau cyfrifiadur neu systemau newydd eraill a gyflwynir gan y sefydliad yn rhoi ystyriaeth i angen gwasanaeth Cymraeg effeithiol;
Y neilltuir gwasanaethau cyfieithu o ansawdd uchel er mwyn sicrhau darpariaeth gymwys a phrydlon.

24. Cyhoeddi'r Perfformiad yn Ol y TÂrgedau

24.1 Bydd Tŷ'r Cwmnïau'n cyhoeddi ei berfformiad o ran gofynion y Cynllun. Cyhoeddir yn ei gylchgrawn i gwsmeriaid, "The Register", fanylion am:

Ganran yr atebion i ohebiaeth Gymraeg a anfonwyd o fewn y nod amser;
Nifer y siaradwyr Cymraeg yn y sefydliad;
Nifer y staff sy'n dysgu Cymraeg;
Nifer y swyddi lle mae'r gallu i siarad Cymraeg yn ddymunol neu'n hanfodol.

25. AMSERLEN

25.1 Oni nodir fel arall, mae darpariaethau'r Cynllun hwn eisoes yn weithredol neu fe gânt eu gweithredu o'r dyddiad y cymeradwyir y Cynllun gan Fwrdd yr Iaith Gymraeg.

26. Lefel bresennol y gwasanaeth

26.1 Mae Tŷ'r Cwmnïau ar hyn o bryd yn darparu amrywiaeth o wasanaethau dwyieithog wrth ddelio â chwsmeriaid sydd am gynnal eu busnes ysgrifenedig â ni yn Gymraeg. Bydd aelodau Cymraeg o'r staff yn llunio cyfieithiad cychwynnol o lythyrau a dderbynnir yn Gymraeg er mwyn prysuro darparu ateb.

26.2 Lluniwyd cytundeb lefel gwasanaeth â Gwasanaeth Cyfieithu'r Adran Masnach a Diwydiant, ein gwasanaeth cyfieithu cyfredol. Mae hyn yn sicrhau yr anfonir ateb i ohebiaeth Gymraeg o fewn y nodau amser arferol a osodwyd ar gyfer gohebiaeth arall.

26.3 Mae galwyr teleffon sydd am gynnal eu busnes yn Gymraeg yn cael eu trosglwyddo i aelodau Cymraeg o'r staff sydd â'r wybodaeth arbenigol angenrheidiol i ddelio â'r mater.

26.4 Gellir cyflwyno llawer dogfen allweddol yn Gymraeg heb fod angen cyfieithiad i'r Saesneg, ac mae ffurflenni statudol allweddol wedi eu pennu ar ffurf ddwyieithog a gellir eu llenwi yn Gymraeg.

26.5 Mae nodiadau canllaw allweddol bellach ar gael ar ffurf ddwyieithog.

26.6 Mae arwyddion ar safle'r swyddfa, yn y maes parcio ac o fewn y swyddfa ei hun ar ffurf ddwyieithog, gan roi'r un amlygrwydd i'r ddwy iaith.

27. Datblygiadau'r dyfodol

27.1 Bydd systemau cyfredol ar gyfer cynhyrchu llythyrau atgoffa, llythyrau methu-cydymffurfio a llythyrau cosb ffeilio hwyr a anfonir i gwmnïau sydd wedi dweud ei bod yn well ganddynt ddelio â ni yn Gymraeg yn cael eu gwella i ddarparu fersiynau dwyieithog o bob gohebiaeth o'r fath yn awtomatig erbyn 30 Medi 2000.

27.2 Caiff y gwasanaeth llythyrau dwyieithog safonol ei estyn yn y pen draw i bob cwmni sydd â'i swyddfa gofrestredig yng Nghymru pan ganiatâ adnoddau ailysgrifennu systemau cyfrifiadur a systemau trin allbwn presennol. Hwyrach na fydd hyn yn bosibl cyn y flwyddyn 2005.

27.3 Rhoddwyd cyfarwyddyd i'n staff ynglyn â thrin gohebiaeth Gymraeg ar 8 Rhagfyr 1998.

27.4 Cyflwynir system ar gyfer hwyluso gweithrediad y Cynllun, gan gynnwys neilltuo cyfrifoldeb i swyddog priodol, erbyn 30 Ebrill 1999.

27.5 Bydd systemau ar gyfer monitro'r ffordd y gweithredir y Cynllun yn cael eu sefydlu a'u rhoi ar waith erbyn 30 Ebrill 1999.

28. Datblygiadau parhaol

28.1 Adolygir nodiadau canllaw a'r wybodaeth arall a ddarperir yn unol ag ymrwymiadau'r Cynllun.

28.2 Ystyrir pennu fersiynau newydd o ffurflenni statudol ar ffurf ddwyieithog. (Gweler paragraff 10.3).

28.3 Bydd y drefn recriwtio'n rhoi ystyriaeth i anghenion ieithyddol unrhyw swydd benodol a hysbysebir, gan gyfeirio'n briodol at y medrau angenrheidiol.

28.4 Cynigir hyfforddiant parhaol i aelodau staff presennol sy'n siarad Cymraeg er mwyn lledu a gwella'u medrau wrth ddefnyddio'r iaith er lles Tŷ'r Cwmnïau.

29. Cyhoeddusrwydd i'r Cynllun a'r Gwasanaeth Cymraeg

29.1 Rhoir cyhoeddusrwydd i argaeledd y Cynllun yn ein cylchgrawn i gwsmeriaid "The Register", mewn nodiadau canllaw ac mewn hysbysiadau priodol i'r Wasg pan fydd y Cynllun wedi ei gymeradwyo a'i fabwysiadu.

29.2 Anfonir copïau o'r Cynllun at bob cwmni sydd wedi dweud ei bod yn well ganddynt gynnal eu busnes â ni yn Gymraeg. Bydd copïau hefyd ar gael yn rhwydd drwy'r post i unrhyw un sy'n gwneud cais, a chan ein Swyddfa Archwilio Cyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau yng Nghaerdydd. Dylai ceisiadau ysgrifenedig am gopïau, neu unrhyw gwestiynau ynglyn â'r Cynllun, gael eu cyfeirio at:

Chris Lerway
Tîm Polisi a Chynllunio
Llawr 1af
Tŷ'r Cwmnïau
Ffordd y Goron
Caerdydd CF14 3UZ
clerway@companieshouse.gov.uk